Порядок составления и основные положения акта сверки взаиморасчетов. Акт сверки взаиморасчетов между организациями: с какой целью проводится, правила и образец заполнения

Чтобы не ошибиться во взаиморасчётах, юридические лица и ИП составляют акт сверки по итогам периода.

Что такое акт сверки

Акт сверки взаиморасчётов — документ, который составляют два юридических лица или юридическое лицо и ИП, чтобы согласовать платежи и понять, должен ли один другому.

Это не обязательный документ: он оформляется, если обе стороны согласны его подписать. Несмотря на это, акт сверки использует большинство организаций во всех сферах экономики.

Для чего используется

Обычно компании сверяют данные по определённым договорам или счетам-фактурам за конкретный период времени. Цель составления акта сверки — найти и зафиксировать расхождения по всем поступлениям денег.

Выявленная задолженность помогает сторонам договориться о сроках её погашения. Акт сверки вместе с договором, счетами-фактурами, накладными станет подтверждением нарушения сроков при обращении в суд.

Акт сверки взаиморасчётов нужно составлять ежегодно, чтобы вернуть долги, если они есть. Статья 196 Гражданского Кодекса устанавливает срок исковой давности по делам, связанным с возвратом задолженности. А по ст. 200 ГК РФ, подать заявление в суд можно не позже трёх лет с момента обнаружения задолженности.

Если в течение трёх лет вы ничего не сделаете, то должник в суде может сослаться на то, что срок давности истёк. Суд примет решение в его пользу, а вы не получите свои деньги.

Срок исковой давности можно прервать. Для этого нужно составить и подписать акт сверки в течение трёх лет после появления задолженности. Если должник, подписавший акт, так и не выплатил долг, то можно обратиться в суд, который вынесет решение о прерывании срока давности. И у вас будет ещё три года на взыскание задолженности.

Кто участвует в составлении документа

Любая из сторон договора может запросить акт сверки взаиморасчётов. Его составляет бухгалтер по финансовым документам: счетам, счетам-фактурам, актам выполненных работ и т.д.

Перед отправкой документа контрагенту его подписывает главный бухгалтер, руководитель организации или другое уполномоченное лицо. Акт сверки будет иметь юридическую силу, если его подписал руководитель организации или у бухгалтера есть доверенность, которая позволяет ему подписывать все важные документы организации.

Как провести сверку по расчётам

Акт сверки составляют по одной из позиций:

По наименованию или артикулу товара.
По договору.
По конкретной поставке.
По определённому промежутку времени.

Лучше составлять акт после получения денег, закрывающих договор, или после того, как товар был поставлен.

Бывает, что акт сверки составляют при проведении инвентаризации имущества и средств организации. Обычно после проведения такой проверки обнаруживают дебиторскую или кредиторскую задолженность. По итогам инвентаризации нужно сразу составить акт сверки и отправить контрагенту.

Как сделать акт сверки

Общепринятой стандартной формы составления акта нет. Документ оформляют в свободной форме или по собственному шаблону.

Обычно акт состоит из вводной части, в которой указывают название документа, дату его составления, назначение и реквизиты организаций, которые его подписали, и таблицы, в которых указывают даты перечисления денег и поступления товаров, реквизиты подтверждающих документов, суммы дебета и кредита.

Акт распечатывают в двух экземплярах. Каждая из сторон получает свой.

Подписанные и заполненные акты направьте контрагенту. Контрагент проверяет информацию, указанную в документе. Если расхождений нет, то контрагент подписывает акт, один экземпляр оставляет себе, второй — отправляет обратно.

С 2016 года документы можно не заверять печатью. Но лучше это сделать, потому что без печати акт сверки будет не действителен в суде.

Чтобы вторая сторона скорее подписала акт сверки, укажите сроки, в которые контрагент должен вернуть второй экземпляр обратно.

Как создать акт в Эльбе

Эльба формирует акт сверки в разделе «Контрагенты» → нужный контрагент → создать новый → период для сверки. В акте появятся данные из разделов «Деньги» и «Документы».

Например, если у ИП в Эльбе есть исходящая накладная, входящий акт и поступление в разделе «Деньги» от одного ООО, то акт сверки будет выглядеть так:

По этому акту ООО должен ИП 119 400₽, и если ООО его подпишет, то согласится с задолженностью.

Контроль – это главное условие для удачного ведения бизнеса. Работая с различными контрагентами, надо хорошо владеть информацией и не забывать время от времени подтверждать слова реальными цифрами. Именно для этого в современном документообороте и существует акт сверки взаиморасчетов.

Описание документа

Отношения между партнерами не могут строиться только на доверии. Помимо чувств, должны присутствовать реальные факты, которые в любой момент смогут подтвердить или опровергнуть разные подозрения. Любая деятельность фактически связана с приобретением или реализацией чего-либо. Одни производят товар или оказывают услуги, а другие покупают их, заключив соответствующее соглашение. И тем, и другим периодически требуется производить ревизию своих расходов.

Для этого они используют акт сверки взаиморасчетов. В каких случаях появляется необходимость составлять такой документ? Причины могут быть самые разные:

Если одна из сторон предоставляет свой товар без предоплаты или с рассрочкой платежа.
В случае когда реализуется особо ценная продукция.
У предприятия имеется большое количество партнеров, каждый из которых поставляет товары в достаточно широком ассортименте.
В случае длительного и постоянного сотрудничества контрагентов.
В ситуации, когда обе стороны решают расширить область своих отношений, заключая новые договоренности.

Любая из этих причин может послужить поводом для того, чтобы затребовать у своего партнера акт сверки взаиморасчетов. В этом не должно усматриваться недоверие или предвзятость.

Немаловажные подробности

Каждый бухгалтер знает, что такое акт сверки взаиморасчетов. Это и не удивительно, ведь именно им приходится его составлять. В данной ситуации требуется сотрудник, владеющий определенной информацией. Для составления такого документа приходится поднимать данные с разных счетов:

по выданным ранее авансам;
по доходам;
по взятым на себя обязательствам;
по имеющимся недостачам.

Доступ к такой информации имеет только работник бухгалтерии. По указанию руководителя он собирает нужные сведения и оформляет их в виде документа определенного образца. Однако ответственность за предоставленные данные несет в итоге главный бухгалтер. Если между партнерами нет видимых разногласий, то подобный бланк как подтверждение результатов деятельности за конкретный период. Некоторые бухгалтера поступают, таким образом, в случае, когда выясняется, что утеряны первичные документы сделок или им просто лень их искать. Тем не менее это не снимает с них ответственности за предоставляемую информацию.

Порядок действий

Как же следует составлять акт сверки взаиморасчетов? Образец заполнения будет представлять собой последовательное изложение конкретных сведений.

Любой подобный акт должен содержать в себе следующую информацию:

Название документа.
Период, за который он составлен.
Наименование контрагентов.
Основание сделки (договор, соглашение).
Даты, номера и конкретные цифры, взятые из первичных документов (платежных поручений, счет-фактур и других). В них содержится информация, которая подтвердит поставку или оплату товара. Такие сведения для удобства восприятия, как правило, собирают в таблицу, разделенную на две части. В этом случае каждая из сторон имеют возможность указать отдельно имеющиеся у нее данные.
Подписи представителей каждой из сторон.

Документ составляется обязательно в двух экземплярах, чтобы каждая организация могла оставить его у себя. Подпись главного бухгалтера здесь должна быть обязательно. Причем иногда она может быть единственной. Так можно поступать в тех случаях, когда в данных нет расхождений. Чаще всего в качестве подтверждения требуется еще и подпись руководителя предприятия.

Автоматизация бухучета

Некоторые работники интересуются, составляя акт сверки взаиморасчетов, как заполнять его в программе «1С:Бухгалтерия»? Здесь нет особых сложностей. Благодаря компьютеру, работа намного упрощается.

Необходимо просто выполнить несколько последовательных операций:

Зайти в раздел «Продаж» или «Покупок» (по необходимости). Затем во вкладке «Расчеты с контрагентами» выбрать «Акт сверки».
Находясь внутри выбранного журнала, нажать кнопку «Создать», а потом зайти на вкладку «Акт сверки с контрагентами». Появится диалоговое окно, которое можно заполнить двумя способами: автоматически или вручную. Специалист выбирает для себя именно тот, который ему нужен.
Выбрать вкладку «По данным организации», после этого нажать «Заполнить» и конкретизировать запрос клавишей «Заполнить по данным бухучета». На экране появится список всех проведенных операций. Если нужны сведения по всем договорам за указанный период, то нужно просто поставить галочку «Разбить по договорам».
Сделать пометку «Сверка согласована».
Найти закладку «Дополнительно» и выбрать из списка лиц, нужных для подписи акта.

Останется только записать этот документ, и можно будет отправлять его на печать.

Правила составления документа

Бухгалтерам часто приходится делать акт сверки взаиморасчетов. Пример составления и заполнения такого бланка строго индивидуален для каждой организации. Учитывая то, что закон не предусматривает для этого какой-то строгой унифицированной формы, работники любого предприятия вынуждены сами формировать ее, руководствуясь общими правилами и требованиями:

Начинается любой акт «шапкой» с исходной информацией о партнерах.
Далее идет стандартная фраза, которая используется во всех договорах. В ней говорится о том, что нижеподписавшиеся представители двух сторон составили настоящий акт, подтверждая, что следующее состояние бухучета.
Вслед за этими словами идет уже известная таблица. Первой строкой в ней стоит «сальдо на начало периода». Далее идут операции, разделенные на «дебет» (выполнение работ или поставка товара) и «кредит» (оплата). Затем следует сальдо на конец данного периода. А заканчивается таблица расчетом задолженности.
Подпись уполномоченных лиц должна быть подтверждена круглой печатью компании.

Вместо руководителя, акт может подписать и другое лицо. Для этого нужна доверенность, которая даст ему такие полномочия. Кстати, в суде ее отсутствие может поставить под сомнение весь документ.

“Акт сверки взаиморасчетов” необходим в случае, когда две организации хотят согласовать между собой взаимные расчёты (по оплате и поставке товара, за оказанные услуги и т.п.) за какой-то определённый промежуток времени. Его официальная форма не определена действующим законодательством. Поэтому каждая организация вправе разработать и руководствоваться своими актами взаиморасчётов. Акт сверки взаимных расчетов бланк скачать бесплатно нескольких видов Вы сможете прямо с нашего сайта.

Предлагаем Вашему вниманию небольшой видео урок о том, как быстро и легко самому сделать Акт сверки взаиморасчетов за 20 минут в формате “Excel”:

Бланки в разных форматах, скачать бесплатно, без всяких регистраций и СМС-ок, Вы сможете по ссылкам, которые расположены в самом низу этой страницы.

Немного об этого рода документах

Акты сверки взаимных расчетов составляют в двух экземплярах. После того как бухгалтерия предприятия составила акт сверки на основе своих бухгалтерских документов, его визируют подписями руководителя организации и главного бухгалтера. Ставят печать предприятия и передают второй стороне. Его бухгалтерия получив акт сверки, проверяет его, сверяет со своими документами и в случае необходимости вносят свои данные.

Если были выявлены какие-то расхождения, то информацию о них необходимо зафиксировать в конце документа. Если же всё сходится, то контрагент ставит свою печать, подписывают руководитель и главный бухгалтер. Один экземпляр отправляют своему клиенту, а второй оставляют в своей бухгалтерии. После согласования между двумя сторонами всех уточнений и внесения изменений, а также при наличии подписей и печатей обеих сторон. акт приобретает статус юридически значимого документа.

Образец типового бланка Акта сверки взаимных расчетов скачать бесплатно в формате “Word”, Вы сможете пройдясь по этой ссылке:

Такой же бланк, но только в формате “Excel” Вы можете скачать пройдясь по этой ссылке:

Акт сверки взаиморасчетов бланк скачать бесплатно в формате “PDF ” Вы сможете пройдясь по этой ссылке. Для работы с этим форматом “Adobe Reader”:

Образец заполнения Акта сверки взаимных расчетов бланк скачать бесплатно в формате “PDF” Вы сможете пройдясь по этой ссылке.

Довольно распространенным в экономической деятельности субъектов предпринимательства является акт сверки взаиморасчетов. Самая популярная сфера его применения – договоры поставки. Когда товары поставляются несколькими партиями в течение определенного периода времени, а оплата следует позже.

Тем не менее, акт сверки взаиморасчетов может применяться и по любым другим договорам, когда необходимо зафиксировать документально задолженность. Он может быть оформлен после , а также в любых других правоотношениях, предусматривающих расчеты между субъектами в течение определенного периода времени.

Пример акта сверки взаиморасчетов

между ООО «Сельхозмаш» и главой КФХ Исаевым Эдуардом Юрьевичем

Мы, нижеподписавшиеся, главный бухгалтер ООО «Сельхозмаш» Ладошкин Андрей Викторович, с одной стороны, и глава Крестьянского фермерского хозяйства Исаев Эдуард Юрьевич, с другой стороны, составили настоящий акт сверки по данным учета следующее:

По данным ООО «Сельхозмаш» задолженность КФХ Исаев Э.Ю. в пользу ООО «Сельхозмаш» составляет 181 207 руб.

Генеральный директор ООО «Сельхозмаш» Бурмистров С.И.

Главный бухгалтер ООО «Сельхозмаш» Ладошкин А.В.

Глава КФХ Исаев Э.Ю.

Главный бухгалтер КФХ __________

Убедительная просьба подписывать акт сверки директором (ИП) и главных бухгалтером. В случае подписания акта уполномоченным лицом необходимо приложить копию . Подписанный оригинал акта сверки просим вернуть по адресу: 630015, г. Новосибирск, ул. Куклачева, 19, оф. 305.

Для чего составляется акт сверки взаиморасчетов

Назначение документа очевидно – фактическое признание задолженности одной стороны перед другой. Составлять акт сверки взаиморасчетов рекомендуем:

когда сотрудничество между организациями (сторонами договора) носит долгосрочный, постоянный характер

перед заключением дополнительных соглашений и иных договоров

при предоставлении отсрочки (рассрочки) платежа

Является ли акт сверки взаиморасчетов ? Безусловно, суд оценивает доказательства по внутреннему убеждению. Подписанный обеими сторонами акт свидетельствует и о наличии правоотношений между сторонами, наличии задолженности и даже ее размер. В то же время, акт сверки без подписи уполномоченного на то лица является спорным доказательством. Суд исследует такой документ и соответствующие возражения другой стороны. И в любом случае в судебном разбирательстве должны быть исследованы первичные документы (транспортные накладные, платежные поручения, товарно-транспортные накладные и т.п.).

Акт сверки взаиморасчетов составляется бухгалтерами с помощью программы 1-С. Однако индивидуальные предприниматели часто сами возлагают на себя обязанности бухгалтера. В документ должны быть включены следующие сведения:

наименование сторон;

основание возникновение задолженности (реквизиты договора);

реквизиты первичных документов;

собственно приход и расход денежных средств между контрагентами;

подписи уполномоченных лиц. На документе обязательно должна быть подпись директора.

Если контрагент не желает подписывать акт сверки взаиморасчетов, следовательно, не имеет намерения признавать долг, что может свидетельствовать о необходимости направления по договору поставки и подаче иска в суд .

Для сверки взаиморасчетов юридические лица и индивидуальные предприниматели часто составляют соответствующий акт. Единого образца и обязанности использовать именно этот документ законодательство не предусматривает, поэтому каждая компания может разработать собственный бланк. Готовый пример и инструкция по заполнению представлены в статье.

Назначение и разновидности

Фиксирование расходных операций каждой компании производится в обязательном порядке. Для этого составляются платежные документы, квитанции, счета-фактуры, поручения и другие бумаги. Однако на практике возникает необходимость сравнения взаиморасчетов между двумя и более контрагентами, для чего и составляется акт сверки.

Как правило, его подписывают юридические лица, а также индивидуальные предприниматели. Наименования сторон аналогичны тем, что указываются в соответствующих договорах:

«Заказчик»;
«Исполнитель».

Документ отражает все виды операций между компаниями (или отдельные расчеты, выборочно) за конкретный период – месяц, квартал, год (отчетный период определяется по согласованию). Ответственными за оформление являются сотрудники бухгалтерии. Они производят:

составление акта;
сверку с теми данными, которые пришли от контрагента.

Документ может составляться как приложение к договору, так и в качестве отдельного документа. И в связи с этим можно условно выделить 2 разновидности:

Приложение к основному соглашению – например, к договору поставки. В этом случае документ является неотъемлемой частью этого договора и не имеет юридической силы сам по себе, в отсутствие основного соглашения. Как правило, в таких них фиксируется информация обо всех операциях, прошедших в рамках данного договора.
Самостоятельный документ, который используется вне привязки к конкретному договору. В нем объединяются взаимные финансовые расчеты за конкретный период времени (или по отдельным группам товаров и услуг).

В договоре поставки следует дополнительно прописать условия сверки взаиморасчетов, сроки и порядок подписания акта. В противном случае недобросовестный контрагент может уклониться от подписания бумаги.

Бланк и образец документа

Как правило, он представляет собой сводную таблицу с описанием каждого вида операции (услуги, работы), ее суммой. В документе обязательно отражают реквизиты и названия обеих сторон, фиксируют наличие/отсутствие задолженности заказчика перед исполнителем на конкретную дату.

Бланк и образец акта сверки взаиморасчетов представлены ниже.

Количество экземпляров определяется количеством сторон, поэтому минимально составляется 2 оригинальных документа, имеющих одинаковую юридическую силу.

Инструкция по составлению

Для начала необходимо обратить внимание на несколько рекомендаций:

В документе обязательно указывают отчетный период, за который производится сверка.
Всегда следует указать дату его составления. Она необязательно должна быть связана с отчетным периодом. Например, акт составлен 29 января 2018 года, в то время как отчетный период – с 1 января 2017 по 31 декабря 2017 года.
Стороны указывают не только виды операций (услуг), но и документы, на основе которых был произведен их учет (например, счет-фактуры).
Как правило, указывают не только итоговую сумму, но и начальный баланс (сальдо).
В конце страницы представители сторон ставят свои подписи. Как правило, право подписания имеет главный бухгалтер. Также он может быть подписан и руководителями – это особенно важно в тех случаях, когда между партнерами есть разногласия по поводу расчетных операций.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В некоторых случаях компания не использует обычную печать в виде синего оттиска. Тогда представителю достаточно поставить собственную подпись, расшифровать ее (фамилия, инициалы) и указать должность.

Таким образом, составление акта позволяет упростить процедуру сверки взаиморасчетов и подтвердить факт отсутствия претензий между заказчиком и исполнителем. Документ обычно составляется в печатном виде, помарки и исправления в нем не допускаются.