Скачать путевые листы форма 3 в эксель. Правила оформления и ведения путевых листов

Путевые листы являются важнейшими учетными документами, которые необходимы для расчета размеры зарплаты шоферам и обоснования затрат на ГСМ. Скачать бланки путевых листов вы можете на нашем сайте.

Законодательство обязывает организации оформлять путевые листы с целью контроля и правильного учета движения ГСМ, а также с целью расчета размера зарплаты водителей. Также, их формирование для целей налогообложения.

Исходя из этого, можно сказать, что путевые листы являются основными документами первичного учета, которые служат основой для осуществления контроля за пробегом и техническим состоянием ТС, списания расходов ГСМ, расчета налогов и размера зарплаты шоферов.

Структура путевых листов и порядок их оформления

Унифицированных форм путевых листов не существует. Организации могут формировать их по собственно разработанным формам. Но, несмотря на это, они являются официальными документами.

Формирование путевых листов занимается диспетчер организации или его представитель. Как правило, документ оформляется в единственном экземпляре, но при его потере может быть сформирован дубликат.

Путевой лист является действительным только на протяжении одного трудового дня или смены. Если шофер отправляется в командировку, срок действия путевки может быть увеличен (максимум до одного месяца).

Основными реквизитами, которые должны быть отражены в путевке, являются:

Номер документа по порядку;
Дата формирования путевки;
Личная подпись работника, оформившего документ;
Официальный штамп компании;
Километраж, пройденный ТС.

Типовой бланк и образец путевого листа 2017 года приведены ниже.

Виды путевок

Самыми часто используемыми видами путевок являются:

Форма №4с. Она применяется теми организациями, которые платят зарплату шоферам исходя из количества совершенных ими рейсов. З/п в таком случае будет рассчитываться по средним тарифам, которые действуют в данной сфере.
Бланк путевого листа по форме №4-п. Такие путевки используются теми компаниями, которые рассчитывают зарплату шоферов исходя из отработанного ими времени.
Форма №4-м. Данную форму оформляют организации, занимающиеся доставкой грузов и междугородними перевозками.

Общие правила заполнения путевок

Графы нового бланка путевого листа должны заполняться в строго определенном порядке:

Под названием документа указывается дата, когда путевка была сформирована.
Далее предусмотрена строчка, предназначенная для указания кода работ. Этот код является основанием для расчета размера з/п и ее выплаты.
Сведения о ТС: его тип, марка и гос. регистрационный номер.
Если ТС имеет прицеп, то необходимо указать и данные прицепа: гаражный и государственный номера, а также его марку.
Сведения о шофере: ФИО, номер водительского удостоверения, класс шофера и его номер по табелю.
Для указания времени выезда авто со стоянки и времени его возвращения предусмотрена графа «работа шофера и авто».
Графа «задание шоферу» предназначается для указания адреса заказчика.
Обязательно необходимо указать километраж, пройденный ТС.
Специальное место отведено для указания того, в каком техническом состоянии находится авто.
На бланке обязательно должны проставить свои подписи шофер, получивший авто в пользование; механик, проверяющий состояние ТС, а также диспетчер, выдавший задание.

Бланк и образец

Путевой лист легкового автомобиля обязателен к применению в процессе организации перевозок, при планировании, управлении и учете перевозок грузов или пассажиров автомобильным транспортом и оформляется в соответствии с «Инструкцией о порядке расчетов за перевозки автомобильным транспортом» (30 ноября 1983 г. с изменениями и дополнениями Госкомстата России от 28.11.97 г.). В соответствии с Постановлением Госкомстата России от 28.11.97 г. № 78, к первичным документам по учету работ в грузовом и легковом автомобильном транспорте относятся: путевой лист легкового автомобиля (форма №3), путевой лист грузового автомобиля (форма №4-с или №4-п), Журнал учета движения путевых листов (форма №8) и Товарно-транспортная накладная (форма №1-Т).

При работе на легковом автотранспорте штатный водитель должен иметь следующие документы:

водительское удостоверение соответствующей категории или временное разрешение;
регистрационные документы на транспортное средство и на прицеп, если таковой используется;
путевой лист по форме №3 ;
товарно-транспортную накладную (форма №1-Т) на перевозимый груз;
при перевозке крупногабаритных, тяжеловесных и опасных грузов - специальное разрешение.

Для увеличения кликните не изображение

Ответственность за правильное заполнение путевого листа несут руководители предприятий , организаций, учреждений, а также лица, отвечающие за эксплуатацию легковых автомобилей и участвующие в заполнении документа. Участие водителя в заполнении бланка путевого листа не допускается, за исключением подписей, удостоверяющих прием (при выезде) и сдачу (при возвращении) автомобиля.

До выдачи путевого листа водителю диспетчер или уполномоченное на то лицо заполняет бланк формы №3 , где указывает: дату его выдачи (число, месяц, год), которая должна соответствовать дате регистрации в журнале учета путевых листов; в строке "Режим работы" записывает код или наименование режима работы (будние дни, командировка, суммированный учет рабочего времени, ежедневный учет рабочего времени, работа в выходной или праздничный день, работа по графику или вне графика и т.д.), в соответствии с которым производится начисление заработной платы водителю; в строке «Автомобиль» указывает марку, госномер и тип автомобиля, а также его гаражный номер. В случае использования прицепов или полуприцепов, их марки, гаражные и госномера записываются в строку «Прицепы». Строка «Сопровождающее лица» должна содержать фамилии и инициалы лиц, сопровождающих автомобиль в рамках задания. В разделе "Работа водителя и автомобиля" в графе 2 записывается время (часы и минуты) выезда и возвращения автомобиля по графику. В графе 15 "В чье распоряжение" раздела "Задание водителю" на основании заявки или разового заказа записывается наименование заказчика. Графа 16 "Время прибытия" должна отражать время (в часах и минутах) прибытия автомобиля к заказчику согласно его заявке, разовому заказу или графику работы автомобиля по условиям договора. На лицевой стороне бланк путевого листа содержит строку "Выдать горючее" - в ней необходимо прописью указать количество горючего, необходимое к выдаче для выполнения задания с учетом остатка горючего предыдущего дня работы. Правильное оформление путевого листа и наличие у водителя водительского удостоверения заверяет диспетчер или уполномоченное лицо своей подписью в строке "Подпись диспетчера".

Далее до выезда из гаража заправщик (техник по ГСМ, уполномоченное лицо) в разделе «Движение горючего» в графах 6, 8 и в соответствующих строках записывает количество выданного горючего, а также серии и номера выданных талонов на горючее и заверяет эти записи своей подписью. На лицевой стороне унифицированная форма №3 предполагает отметку медицинского работника, который в ходе предрейсового медосмотра подписью удостоверяет состояние здоровья водителя и возможность допуска его к управлению автомобилем. В разделе путевого листа "Работа водителя и автомобиля" в графе 4 "Показания спидометра" механик контрольно-пропускного пункта (КПП) или отдела технического контроля (ОТК) записывает показание спидометра при выезде автомобиля на линию, а в графе 5 "Время фактическое" проставляет фактическое время выезда автомобиля из гаража (число, месяц, часы, минуты); в разделе "Движение горючего" в графу 9 "Остаток при выезде" он вносит количество горючего, находящегося в баках автомобиля при выезде, и правильность всех сделанных записей заверяет подписью в этой графе. В строке "Подпись механика" механик КПП или ОТК должен удостоверить своей подписью передачу автомобиля водителю в технически исправном состоянии и разрешение на выезд из гаража, а в строке "Подпись водителя" - водитель должен расписаться о принятии автомобиля в технически исправном состоянии и получении задания на работу.

Заполнение путевого листа на линии производится в следующей последовательности: в графе 19 "Время прибытия" проставляется время (часы и минуты) предъявления шофером путевого листа заказчику; в графе "Заказчик" заказчик расписывается и ставит печать, подтверждая правильность заполненных им реквизитов путевого листа; в графе 21 «При прибытии» и 22 «При убытии» заказчик проставляет соответственно значения показаний спидометров при прибытии и убытии. В строках "Особые отметки" на лицевой стороне записываются сведения, не предусмотренные формой путевого листа (отметки заказчиков при отказе, различных дорожных служб и т.п.).

По возвращении автомобиля в гараж оформление путевого листа производится в следующей последовательности: в разделе "Работа водителя и автомобиля" в графе 2 механик КПП или ОТК записывает фактическое время возвращения автомобиля в гараж (число, месяц, часы, минуты) и заполняет графу 4 "Показания спидометра"; заполняет графу 10 "Остаток при возвращении" в разделе "Движение горючего" и расписывается под ней. В разделе "Движение горючего" заправщик, техник по ГСМ или уполномоченное на то лицо при сдаче водителем талонов на ГСМ заполняет графу 11 "Сдано" и расписывается под ней. В строке "Сдал" водитель подписью подтверждает сдачу автомобиля механику КПП или ОТК в технически исправном (неисправном) состоянии. Механик КПП или ОТК в строке "Принял" подписью удостоверяет правильность заполнения граф 5 и 6 строки "Возвращение в гараж" раздела "Работа водителя и автомобиля" и прием автомобиля от водителя в технически исправном (неисправном) состоянии. После сдачи водителем путевого листа диспетчер или другое уполномоченное на то лицо расписывается в строке "Принял диспетчер" и регистрирует путевой лист в соответствующем журнале (форма №8).

Бланк путевого листа выдается водителю диспетчером под расписку на один рабочий день при условии сдачи им путевого листа за предыдущий день работы. Междугородный путевой лист выдается и на более длительный срок, если продолжительность перевозки должна составлять более суток. Существует также возможность использования организацией собственных путевых листов, имеющих месячный срок действия и утвержденных в учетной политике данного предприятия. Согласно Письму Минфина России от 15 ноября 2005 г. № 03-03-04/1/363 они допускаются для легкового автомобиля, управляемого сотрудником по доверенности и не осуществляющего перевозки грузов или пассажиров, и предназначены для подтверждения расходов на горючее в целях налогообложения прибыли.

Для индивидуальных предпринимателей приказом Минтранса России от 30.06.2000 N 68 "О введении путевой документации для индивидуальных предпринимателей, осуществляющих перевозочную деятельность на автомобильном транспорте" утверждены свои обязательные формы путевых листов: ПГ-1 для грузового автомобиля; ПА-1 для автобуса; ПЛ-1 для легкового автомобиля. Однако воспользоваться ими для учета транспортных расходов на предпринимательскую деятельность индивидуальный предприниматель сможет только в том случае, если «в свидетельстве о государственной регистрации предпринимателя будут указаны оба вида деятельности: торгово-закупочная и транспортные грузоперевозки" (письмо УФНС России по г. Москве от 31.12.2004 N 21-14/85240).

Путевой лист легкового автомобиля: образец

В путевке есть обязательные для заполнения поля, которые указывают на главные реквизиты. Итак, реквизиты:

Название документа
Дата составления документа
Наименование организации, выдавшей документ
Суть хозяйственной функции
Оценка хозяйственного и денежного эквивалента
Данные ответственных лиц
Подписи ответственных лиц

Записи на лицевой стороне путевки

На лицевой стороне путевки указываются персональные данные транспортного средства, водителя и предприятия. А именно:

Номер. Это уникальный номер, который имеется в одном экземпляре. Данный номер разрабатывается предприятием, которое является владельцем данного автотранспорта.
Серия. Нужно заполнить, если это типографская распечатка.
Дата действия путевого листа. Путевка действительна в срок не дольше 1 месяца. В случае, когда путевой лист выписывается на 2-3 дня, нужно указывать точную дату. Например, 05.11.16-07.11.16.
Организация. Тут нужно указать наименование и местонахождение предприятия, а также ее телефон/факс.
Код ОКПО. Тут указывает код ОКПО, т.е. код предприятия, который присвоен ему при государственной регистрации.
Марка машины. Указывается марка транспорта, а если транспорт арендован, то можно указать номер договора аренды транспортного средства.
Гос. номер. Если на балансе предприятия числится более 1 транспортного средства, то вписывается номер гаража. Но можно вписать и инвентарный номер автомобиля.
Данные водителя. Указываются Ф.И.О. водителя транспортного средства.
Табельный номер. Этот номер присваивается каждому транспорту предприятием-владельцем транспорта.
Номер водительского документа. Ну тут все понятно, нужно просто указать номер водительского удостоверения.
Класс. Указывает класс вождения.
Распоряжение. Обычно сюда вписывается наименование предприятия.
. Нужно указать конкретный адрес, по которому следует транспорт для выполнения работы.
Время отправления. Записывается время отправки транспорта. Если возможна поездка на длительный период, то пишется дата отправки. Например, 22.11.16.
Диспетчер. В этой строке диспетчер пишет свои Ф.И.О. и ставит подпись.
Механик. Механик должен выполнить осмотр транспорта и если вопросов относительно исправности транспорта у него нет, то он подписывает путевку. А, в свою очередь, водитель поставит подпись для подтверждения, что он действительно принял исправный транспорт и вопросов не имеет.
Время возврата. Прописываются сроки, в которые транспорт должен вернуться назад в гараж.
Далее диспетчер напишет свои Ф.И.О и поставит подпись. Этим действием он подтверждает время появления машины в гараже. При необходимости отмечаются: простои, задержки, ожидания т.д.
Подпись водителя. Водитель ставит свою подпись в подтверждение того, что им был сдан исправный транспорт.
Снизу, в правом углу, указывается детальная информация о топливе. А именно: марка, количество топлива. Но есть один нюанс: если у предприятия есть своя заправка — указывается количество топлива, а заправки нет – указывается информация о АЗС.
Объем топлива перед отправлением на линию. Указывает текущий объем топлива.
Остаток топлива. По возвращению транспорта в гараж, выполняется регистрация остатка топлива.
Норма топлива. Указывается норма топлива, которая предназначена для данного автомобиля.
Данные спидометра после возврата. Регистрируются показатели спидометра машины по приезду в гараж.После этого механик ставит подпись и дату, подтверждая, что он зафиксировал и зарегистрировал все данные.
Экономия/перерасход горючего. Выполняется запись, если она уместна.
Медсестра. Медсестра должны сделать осмотр водителя и затем указать в путевом листе свои Ф.И.О, подпись и дату заполнения документа. Этим она подтверждает, что сделала плановый осмотр водителя транспортного средства и допускает его к работе.
Печать предприятия.

Записи на обратной стороне путевого листа легковой машины

Путевой лист легкового автомобиля нужно заполнять без исправлений!

Заполнение путевого листа легкового автомобиля не ограничивается заполнением лицевой части бланка. Записи на обратной стороне путевки также важны.

Номер. Каждая поездка транспорта имеет свой номер.
Код клиента. Заполняется в случае, когда осуществляются коммерческие услуги.
Пункт отправки. Указываются наименование и адрес предприятия.
Пункт прибытия. Указывается адрес, куда направляется транспортное средство.
Время отправления. При однодневном выезде – указывается дата выезда из гаража, при длительной поездке – точное время каждой поездки.
Время прибытия к пункту назначения. Прибыл – зарегистрировал время.
Показания о пробеге. Предпочтительно указывать данные по каждому пробегу.
Подпись ответственного лица. Нужна подпись водителя, который ехал на данном транспорте.

Следует отметить, что произвольный бланк путевого листа распространяется исключительно на легковой транспорт, который не занимается пассажироперевозками и перевозкой грузов. , за допущенные ошибки и за предоставление неверной информации, возлагается на руководителя организации, а также на тех. персонал.

Правильно заполнить путевой лист легкового авто вас научит видео:

Первичным документом по учету работы легкового автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителю является, как правило, путевой лист легкового автомобиля. Приведем образец заполнения путевого листа легкового автомобиля в нашей консультации.

Бланк путевого листа легкового автомобиля

Путевой лист легкового автомобиля (форма № 3) утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78.

Образец путевого листа легкового автомобиля:

При этом, даже решив применять унифицированный бланк, его придется доработать. К примеру, в нем необходимо будет указать дату и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.

А если организация оказывает транспортные услуги, в путевом листе придется также отражать сведения о проведении предрейсового контроля технического состояния легкового автомобиля (п. 16.1 Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152 , п. 4 ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ). Также в состав обязательных сведений о собственнике (владельце) транспортного средства в путевом листе включены ОГРН/ОГРНИП.

Как заполнять путевой лист легкового автомобиля

Покажем пример заполнения новой формы путевого листа легкового автомобиля в 2018 году с учетом требований п. 3 Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152 .

Предполагаем, что автомобиль не используется для оказания транспортных услуг, поэтому сведения о проведении предрейсового контроля технического состояния транспортного средства в новом бланке путевого листа легкового автомобиля 2018 не приводим.

Правила заполнения путевого листа легкового автомобиля.

Далеко не каждому владельцу транспортного средства необходимо заполнять путевые листы. Или тому, кто отвечает за управление им. Когда нужно заполнять путевой лист на легковой автомобиль и как это сделать, вы можете узнать в материалах данной статьи.

Ведение бухгалтерии юридическими лицами предполагает обязательное заполнение путевых листов. Этот документ интересен и представителям налоговых служб.

Путевой лист – это разновидность первичной документации, позволяющая не только учесть расходы в связи с приобретением бензина, но и вычитать их из общей налоговой базы.

Главная функция таких листов – возможность уменьшить налог, уплачиваемый в бюджет.

В некоторых ситуациях заполнение документа становится обязательным.

Что представляет собой бланк этого документа?

Путевой лист – документ, подтверждающий законность и наличие права на управление транспортом.

Бланк выдаётся юридическими лицами, владеющими автомобилем. Документ содержит информацию о времени в пути, пробеге, расходе бензина и других характеристиках авто.

Всегда ли нужно составлять путевые листы на автомобили?

Перечислим водителей, освобождённых от подобных обязанностей:

Если юрлицо является владельцем ТС.
При применении ТС с оформленной собственностью на физлицо. И при использовании авто в личных целях, передаче на основе доверенности.

Когда возникает необходимость заполнить путевой лист?

Если документ не оформлен, работать запрещают :

Грузовым автомобилям.
Легковым автомобилям.
Троллейбусам.
Трамваям.
Автобусам.

И другим разновидностям транспорта, в котором перевозятся пассажиры с багажом. Багажом называют вещи, принадлежащие пассажирам, которые в установленном порядке принимаются к перевозкам.

Груз – название материальных объектов, для которых организуют перевозки. Наконец, пассажиры – группы физических лиц, заключающие соответствующий контракт.

Или лица, для которых заключают договоры фрахтования транспортных средств.

Сроки выдачи путевых листов легкового автомобиля

Слишком много времени и сил может уйти на ежедневное заполнение путеводных листов. Особенно, в маленьких предприятиях без отдельно работающего диспетчера.

Потому многие водители спрашивают, можно ли оформлять документы сразу на несколько дней?

Текст законодательства указывает на возможность оформления не только по каждому дню, но и по сроку не больше, чем на 30 дней.

Порядок заполнения путевого листа на легковой автомобиль по форме 3

Лицевая сторона

Информации надо вносить не так много, как кажется, на первый взгляд:

Штамп компании всегда проставляют в верхней части. Дата и номер документа ставятся чуть ниже. При необходимости обозначают и серию.
Следующая графа нужна для названия компании. Там же пишут адрес с телефоном. И код регистрации предприятия в соответствующих органах.
Затем диспетчер заполняет информацию по транспортному средству, включающую инвентарный гаражный идентификатор, государственный номер и марку.
Далее идёт строка с ФИО водителей, реквизитами водительского удостоверения, табельным номером.
Есть и следующий раздел. Но его заполняют только организации с узкой специализацией. Например, службы такси. Им необходимо вписать номера лицензионной карточки.
После заполнения диспетчера определяют индивидуальные задания для водителей. Документ визируется, передаётся лично шофёру.

Механики тоже визируют документы, указывая на них свои персональные данные. Водитель также должен расписаться, когда получает машину в своё распоряжение.

Каждый раз сотрудник отмечает, сколько именно топлива приобрёл на заправке. И какую именно марку использовал. Обязательно указание фактической даты, времени возвращения в гараж.

Отметки о простоях и опозданиях делаются в случае необходимости.

Оборотная сторона документа

Эта сторона нужна водителям. Здесь они отмечают индивидуальный прогресс в выполнении своих служебных заданий. Обязательно писать о местах выезда и назначения.

Период времени, пройденный километраж расшифровываются полностью.

Право на подпись есть у третьих лиц, при их непосредственном участии в выполнении заданий.

Нижняя часть документа требуется для отображения часов за день в общем количестве, километража на основании данных спидометра.

Зарплата работнику определяется на основании этих данных, в зависимости от принятой на предприятии системы. После окончательной фиксации сведений путевой лист передаётся сотрудникам бухгалтерии.

Особые правила по заполнению листов на линии

Есть определённая последовательность действий для тех, кто заполняет документ на линии:

Точное время обязательно проставляется в часах и минутах. Для этого есть отдельная графа «Время прибытия». Но отражается только тот момент, когда водитель сам показывает путевой лист клиентам или заказчикам .
Есть графа «Заказчик». Здесь клиенты оставляют свои подписи. Для подтверждения того, что все реквизиты в документе корректны, соответствуют действительности.
Ещё заполняют графу 21, которая носит название «По прибытии». «По убытию» – соответственно, графа 22. Заказчики ставят здесь все параметры, списывая их со спидометра.
«Особые отметки» – строка для замечаний со стороны клиентов, если это необходимо.

Если машина возвращается в гараж

Работа завершается обычно возвращением авто на территорию гаражей. Документ заполняется в последовательности, чётко описанной в законодательных нормативах.

Её необходимо строго придерживаться.

«Работа водителя и автомобиля» – раздел, заполняемый механиком. В частности, используется графа 2. Важное требование – точность описания времени возвращения к гаражу. Месяц, год, часы, минуты – в графе должны присутствовать абсолютно все данные.
«Показания спидометра» – графа 4, которая так же заполняется механиком. Графа 10 – вот где отображается точный «Остаток при возвращении». Графа относится к разделу с «Движением горючего».

В конце механик расписывается, подтверждая точность и достоверность предоставленной информации.

Техник по ГСМ подключается к работе также на данном этапе. Водитель передаёт ему талончик. После заполняют графу «Сдано» с номером 11. И тоже ставится подпись.
Подпись в строке «Сдал» ставит сам водитель. Это нужно для подтверждения исправного состояния машины в момент, когда она сдаётся механику. Механик для подтверждения данного факта расписывается в графе «Принял».
Диспетчер принимает бумаги на последнем этапе. И тоже ставят свою подпись. Проводят регистрацию документа в специальном журнале.

При доставке товаров на предприятие необходимо подписывать специальную бумагу. О том, как составить , вы можете узнать в статье по ссылке.

Заключение

При неправильном заполнении путевых листов на организацию накладывают штрафы . И нарушителю не возмещают налоговые потери, возникшие в связи с работой транспортного средства.

Юридические лица платят штраф в размере 10 процентов от общей суммы произведённых операций.

Совершение любых операций должно подкрепляться соответствующими первичными документами. У каждого из них имеется юридическая сила.

Найти образцы документа с пустыми строками для заполнения легко на специализированных сайтах.

Форма 3 унифицирована. Это значит, что она подходит для любых предприятий, вне зависимости от сферы деятельности.

Можно быть уверенными в том, что заполнение такого документа соответствует всем требованиям законодательства. Главное – помнить о предельном сроке, на который заполняется лист. Этот срок равен месяцу.

Как заполнять путевой лист легкового автомобиля по форме 3 в 1С – смотрите в этом видео: